(会議の種類)
第22条 本会の会議は、総会及び理事会とし、総会は、定時総会及び臨時総会の2種とする。なお、総会をもって法人法上の社員総会とする。
(会議の構成及び職務)
第23条 総会は、正会員をもって構成する。
2 理事会は、すべての理事をもって構成し、次の職務を行う。
(1)本会の業務執行の決定
(2)理事の職務の執行の監督
(決議事項)
第24条 次の事項は、総会の決議または承認を経なければならない。
(1)貸借対照表、損益計算書(正味財産増減計算書)及び財産目録の承認
(2)入会金の額の決定に関する事項
(3)会費及び負担金の賦課徴収に関する事項
(4)借入金(年度内において償還するものを除く。)に関する事項
(5)重要な財産の取得及び処分に関する事項
(6)議長及び副議長の選任
(7)裁定委員の選任
(8)定款の変更
(9)会員の除名
(10)諸規則の制定
(11)埼玉県医師会代議員及び予備代議員の選出
(12)埼玉県医師会の理事の推薦
(13)理事及び監事の選任及び解任、並びに補欠理事・監事の選任
(14)理事及び監事に対する報酬及び額の決定
(15)解散及び残余財産の処分
(16)その他総会で決議するものとして法令又はこの定款で定められた事項
2 次の事項は、総会において報告をしなければならない。
(1)第35条に定める事業計画、収支予算
(2)第36条に定める事業報告
(3)その他必要な会務報告等
3 次の事項は、理事会の決議を経なければならない。
(1)会長(代表理事)の選定及び解職
(2)副会長(業務執行理事)の選定及び解職
(3)総会の招集及びこれに提案すべき事項
(4)会務運営に関する事項
(5)会員の入会及び退会に関する事項
(6)事務局長の任免及び事務局職員の事務分掌、給与に関する事項
(7)顧問及び参与の選任
(8)役員の損害賠償責任の免除
(9)事業計画書及び収支予算書の承認
(10)事業報告、決算及び財産目録の承認
(11)その他重要な事項
(会議の開催)
第25条 定時総会は、毎事業年度終了後3箇月以内に1回開催する。なお、定時総会をもって法人法上の定時社員総会とする。
2 臨時総会は、次に掲げる場合に開催する。
(1)理事会が必要と認めたとき。
(2)総正会員の5分の1以上から会議の目的たる事項を記載した書面により開催の請求があったとき。
3 理事会は、次に掲げる場合に随時開催する。
(1)会長が必要と認めたとき。
(2)会長以外の理事から理事会の目的である事項を示して会長に招集の請求があったとき。
(会議の招集)
第26条 会議は、総会においては、法令に別段の定めがある場合を除き、理事会の決議に基づき会長が招集する。又、理事会においては会長が招集する。なお、会長が欠けたとき又は会長に事故があるときは、各理事が理事会を招集する。
2 会長は、前条第2項第2号の請求があった場合は、遅滞なく、当該請求があった日から6週間以内の日を開催日とする臨時総会を、招集しなければならない。
3 会長は、前条第3項第2号の請求があった場合は、その日から5日以内に、当該請求があった日から2週間以内の日を開催日とする理事会を招集しなければならない。
4 会議を招集する場合には、会議の目的たる事項、その内容、日時及び場所を示した書面により、会議の日の1週間前までに構成員に通知しなければならない。ただし、書面表決又は電磁的方法による表決を認める総会の招集通知は、開催日の2週間前までに通知しなければならない。
(会議の議長及び副議長)
第27条 総会においては、会員中より議長及び副議長各1人を選任しなければならない。
2 総会の議長及び副議長の任期は、役員の任期による。
3 総会の議長に事故あるときは、副議長が議長の職務を行う。
4 理事会の議長は、会長がこれに当たる。ただし、会長が欠けたとき又は会長に事故があるときは、副会長がこれにあたる。
(会議の定足数)
第28条 会議は、構成員の過半数を有する会員及び理事の出席がなければ開会することができない。なお、理事会の構成員は、決議について特別の利害関係を有する理事は除かれる。
(会議の決議)
第29条 会議の議事は、この定款に別に定めるもののほか、総会においては会議に出席した正会員1名につき1個の議決権を有し、その過半数をもって決する。又、理事会は出席理事の過半数をもって決する。
2 前項の規定にかかわらず、次の総会決議は総正会員の議決権の3分の2以上に当たる多数をもって行う。
(1)会員の除名
(2)監事の解任
(3)定款の変更
(4)解散
(5)その他法令で定められた事項
3 理事又は監事を選任する議案を総会決議するに際しては、各候補者ごとに第1項の決議を行わなければならない。理事又は監事の候補者の合計数が第13条に定める定数を上回る場合には、過半数の賛成を得た候補者の中から得票数の多い順に定数の枠に達するまでの者を選任することとする。
4 理事の一部または全員が、電話会議、テレビ会議またはWEB会議により理事会を開催し、決議を行うことができる。ただし、各理事の音声又は画像が即時に他の出席者に伝わり、出席者が一堂に会するのと同等に適時的確に意見表明が互いにできるようにしなければならない。
(総会等における書面表決等)
第30条 総会に出席できない正会員は他の正会員を代理人によって議決権を行使することができる。この場合においては、当該会員又は代理人は、代理権を証明する書面を本会に提出しなければならない。
2 理事が理事会の決議の目的事項について提案した場合において、当該提案につき理事(当該事項について議決に加わることができるものに限る。)の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたとき(但し、監事が当該提案について異議を述べたときを除く。)は、当該提案を可決する旨の理事会の決議があったものとみなす。
(会議の議事録)
第31条 会議の議事については、法令に定めるところにより議事録を作成しなければならない。
2 議事録には、総会においては議長及び出席した理事が、又、理事会においては、出席した会長及び監事が記名押印する。